一、整理单位

博士、硕士研究生学籍档案以个人为单位立卷，归档材料必须为原件。

二、卷内文件排列顺序

    卷内文件按照成绩表、毕（结）业审批材料、论文及其他重要材料顺序排列。

三、检查与编写页号

1、立卷前检查：核准毕业生人数，检查审批材料手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确；

2、编写页号：凡有文字的页面都需用铅笔编写页号。正面写在右下脚距边20mm处，背面写在左下脚距边20mm处。其中以个人为单位立卷的，应在第一页页号之前加本卷总页数。例如：9-1，9为总页数（总页数用不褪色的黑色、蓝黑色墨水书写），1为第1页。

四、电子版档案信息编目内容

 提交档案实体同时提交本电子版档案信息编目，以Excel表格（表格见档案馆网站下载区—其他表格—《博士生、硕士生学籍档案信息编目表格》）格式呈现。填写内容如下：

1、档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性，此项由档案馆填写；

2、学生姓名：其中留学生姓名包含中文姓名和外文姓名；

3、导师姓名；

4、形成单位：填写北航各院（系）全称；

5、入学时间：包含年份和月份，如2011.07；

6、毕业时间：包含年份和月份，如2011.09；

7、秘密级别：依据实际情况分为绝密、机密、秘密三级，另须标注保密年限，如             

             “秘密十年”。

8、归档日期：指移交档案馆的年份和月份，如2011.10，此项由档案馆填写；

9、学位证书获得情况，学位证书号码；

10、毕业证书获得情况，毕业证书号码；

11、索取号：博士生、硕士生的索取号由档案馆确定，此项由档案馆填写；

五、装订

去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，使用不锈钢钉装订。

六、卷内目录

博士生、硕士生学籍档案卷内目录填写项与填写方法为：

“文件号”——填写学生姓名；

“页数”——各材料实际页数。

七、备考表

页数为所有文件页数总和；立卷人由各院系教务老师签字或加盖人名章；如实填写立卷日期。

八、盒面及盒脊内容

    “案卷题名”——学生姓名

“指导教师”——指导教师姓名

“归档单位”——学院全称

“起止日期”——开始学习时间到毕业时间

“保管期限”——默认为长期

“密级”——凡卷内包含涉密内容均应填写，主要指涉密论文，填写方式为密级+

            年限，如“秘密十年”。

     请务必保证填写文字准确、清晰。

九、 归档验收及归档时间

1．移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，

排列、书写是否符合要求。凡不符合要求者，接收人有权要求改正后移交。

2．移交时移交人应填写移交目录。移交目录一式两份，交接双方各执一份。

3．博士生、硕士生学籍档案在完成一个培养周期（即一届毕业生从入学到毕业），

此年暑假或寒假前一次性归档。

 

如有疑问欢迎致电档案馆咨询，或登陆档案馆网站《研究生教学档案常见问题释疑》”查阅具体操作指导。

    祝各位老师工作顺利！

 

联 系 人：  李桐

联系电话：  82317570

 

北京航空航天大学档案馆

学籍工作办公室

相关附件

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