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档案在您身边——设备档案归档三十问


各位老师:
    设备是学校固定资产的重要组成部分,设备档案是设备购置、制造、使用、管理、维修的重要依据,是重要的无形资产,设备档案与设备二者相辅相成、互为促进。设备档案作为固定资产项目档案验收的重要组成部分,为方便各位老师共同完成设备档案的建档工作,我们将常见问题进行归纳回答,编写设备档案建档宣传页以供参考,感谢对我们工作大力支持。

    1、仪器设备与仪器设备档案的含义是什么?
    仪器设备是指机械设备、动力设备、特种设备、计量设备仪器、测试设备仪器、试验设备仪器、计算机管理系统(软件、硬件)及办公自动化设备等,包括基础设施建设项目的配套仪器设备。
仪器设备档案(以下简称设备档案)是指在设备仪器规划、选型、购置(或设计、制造)、安装、调试、使用、维护和技术改造等过程中形成的、应归档保存的以文字、图表、数据、声音、图像、电磁信号等形式记录在纸介质、磁介质和光盘等不同载体上的文件材料。
 
    2、什么类型的仪器设备需要建档?
    所有在资产管理处建账(有设备号)的设备都必须建档,单价10万元(含)以上设备须严格按照设备归档内容要求在档案馆建档备案,单价10万元以下参照要求自行建档。
批量购置同型(牌)号设备仪器时,随机文件资料归档一套,其它相同材料归一套。
   
    3、设备使用保管单位关于设备档案管理有哪些职责?
    1)建立健全本单位设备仪器文件材料的管理制度,确保设备仪器文件材料的完整、准确、系统;
    2)外购设备仪器开箱验收与自制设备仪器鉴定时应通知本院系设备仪器档案管理有关人员参加,并会同相关人员做好文件材料的检查、验收,认真填写《设备仪器开箱验收单》和《设备仪器随机资料清单》;
    3)按设备仪器计划、采购、供应及验收工作的程序,形成、积累设备仪器管理文件材料;
    4)对大型仪器设备档案按单台(套)编制《仪器设备履历表》;
    5)对仪器设备逐台建立技术档案,做好使用、维修、检修及改造等记录;
    6)凡单台(套)人民币30万元以上(含30万元)仪器设备,在仪器设备验收后,按照仪器设备档案的归档范围整理好相关材料,填写好相关表格后,及时向档案馆归档,并领取设备仪器建档备案表;
    7)自行收集、整理保管单台(套)30万元以下设备仪器的文件材料,并将其中10万以上仪器设备卷内目录报档案馆备案,领取设备仪器建档备案表。

    4、仪器设备建档,需要收集那些资料?
    需要将仪器设备购买、定制或研发过程中从调研开始到申请购买、招投标、设计制造、安装调试、运行验收结束的全过程中,实际产生的资料,加上仪器设备随机的资料都要尽可能详实的进行收集、整理,填写相关表格,完成后到档案馆建档备案。

    5、仪器设备建档,需要需要填写那些表格?
    仪器设备履历表、开箱验收单、卷内目录及备考表等。
 
    6、所有仪器设备归档,需要收集的材料都一样吗?
根据仪器设备采购来源和性质,分为外购设备、自制设备、计算机软硬件和特种设备等,收集归档材料须按照各自的归档范围和整理要求,结合仪器设备采购具体情况收集、积累、整理归档的文件资料。

     7、外购设备和自制设备归档材料的收集有什么不同? 
    外购仪器设备主要收集从调研、计划选购、开箱验收,安装调试到运行维护等过程中产生的所有文件,加上随机资料等需要收集;
自制(自研或定制)的仪器设备从调研、任务书及评审、方案及方案论证、设计文件、制造加工文件、安装调试及鉴定验收到运行及维护修理阶段的文件资料都要收集齐全,所有归档的文件资料都要签署手续完备(手书签字和日期)、整理规范。

    8、计算机软硬件归档有什么不同?
    计算机软硬件除了按照外购设备或自制设备归档材料要求收集外,还需收集生产厂家的资质文件(包括营业执照复印件、授权文件等)。

    9、什么是调研报告?
    调研报告(技术考察报告、经济技术可行分析)是设备档案首要收集的材料,是设备购置前要对新增设备的先进性、可靠性和可维护性等方面进行技术论证和调查研究,写出论证报告和购置申请。其间形成的调研报告、技术考察报告或经济分析报告以及领导的批示等都要归档,报告结尾必须有调研人或考察人的签字,日期。

    10、项目购置设备仪器表和仪器设备采购申请表有什么不同?
    项目购置设备仪器表是项目批复文件的附件,是购买设备资金来源的依据性文件,一般有两种形式,一种是详细的仪器设备明细表,还有一种是项目经费分配表含设备费。
仪器设备采购申请表是仪器设备采购人员依据《关于印发《北京航空航天大学货物与服务采购管理办法(试行)》的通知(北航资字[2013]9号)》,按照不同的采购方式填写的相应的采购申请审批表。

    11、学校都有哪些采购方式?
    采购方式一般为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等:
    1)公开招标是指以招标公告方式邀请不特定的供应商投标;
    2)邀请招标是指依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商,并以投标邀请书的方式,邀请其参加投标;
    3)竞争性谈判是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于2家的供应商就采购事宜进行谈判;
    4)单一来源采购是指采购符合法定单一来源采购条件或者经财政部门批准按规定向单一供应商直接购买;
    5)询价是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商,对其提供的报价、质量、服务等进行比较,确定供应商。 

    12、公开招标的仪器设备归档时需要收集那些资料?
   仪器设备招标采购申请审批表、招标文件、投标文件、评标文件、中标通知书(上述文件须原件,若为复印件就必须在复印件的封皮和骑缝处加盖招标代理公司的公章)。

    13、邀请招标、竞争性谈判的仪器设备归档时需要收集那些资料?
    设备仪器采购申请表和仪器设备采购结果备案书(表格须原件,或加盖与黑章内容相同红章的复印件),及专家评审意见表。

    14、单一来源采购的仪器设备归档时需要收集那些资料?
    仪器设备单一来源采购申请表和仪器设备采购结果备案书(表格须原件,或加盖与黑章内容相同红章的复印件)。

    15、采购的仪器设备归档时合同、技术协议可以归复印件吗?
    一般地,采购的仪器设备归档时合同、技术协议都要求归原件,原件确实找不到了,复印件盖与复印的黑章内容相同红章也可以。

   16、采购的仪器设备归档时发票需要归档吗?
    需要归档,原件交财务,复印件归档。

   17、外贸进口采购的仪器设备归档有什么特殊要求吗?
   外贸进口采购的仪器设备归档分两种情况:
    在国内代理商处购买的,需要额外准备代理商资质文件,企业法人营业执照复印件(盖红章)及国内代理商持有的代理授权书即国外生产商的授权文件复印件(盖红章))、质量证明或质量/重量证明、原产地证明等;
    通过进出口代理公司购买的,则需要额外准备委托进口代理协议、报价单、进口货物报关单、装箱单、入境货物调离通知单、货运单、外贸发票、运输保险单、非木制包装证明或熏蒸证书、减免税证明、质量证明、质量/重量证明、原产地证明、进口代理费用表、代理进口费用结算单以及其他材料等;

    18、开箱验收单什么时候填写?如何填写?
    开箱验收单是仪器设备到货后的清点登记表,设备处和档案馆人员不参加设备开箱,此表由购买单位参加仪器设备清点人员在按照装箱单或合同、技术协议的规定,完成清点工作,确认无误后手书签字,登记随机资料,登记人需签字,档案部门填院系名称。

    19、什么是仪器设备的随机资料?
    设备的随机资料,包括装箱单、出厂合格证(质量证书)、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明、图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册(清单)、检定证书(报告)等。
  
    20、非标设备使用维护说明书主要内容是什么?
    其内容包括:概述(前言)、使用环境、主要技术性能、工作原理、关键技术说明(基本操作说明)、故障处理方法(排故措施)、注意事项。

    21、非标设备研制过程中,采购的外购部件归档时需要收集那些材料?
    主要收集外购零部件的合格证、保修卡、说明书等随即资料,有合同的,合同也要一同收集。

    22、仪器设备验收报告主要内容是什么?
    其内容包括:设备验收依据、设备调试最终的性能指标与合同、技术协议要求符合性(精度检测报告、试件加工图纸、检验记录等)、合同和技术协议的条款履行情况、供需双方商定的结论意见、是否需要签定验收备忘录等;验收过程需要详细记录,操作和记录人员要签字并且验收结论需要供需双方负责人签字认可。

    23、培训报告的主要内容是什么?
    签订的合同、协议中如果要求进行培训,必须要有培训的相关资料。如:培训内容(讲义、教材)、参加培训的人员、培训时间、培训内容及培训效果,最后培训报告的撰写人要签字。

    24、什么是仪器设备验收单?
    仪器设备验收单(使用单位使用人留存)是在购买仪器设备后,建设备卡时,资产管理处提供的四联单中的一联;
 
    25、仪器设备档案号如何确定?
    单台(套)价格30万(含)元人民币以上仪器设备,资料收集完成移交档案馆时,档案号由档案馆统一提供;单台(套)价格30万(含)元人民币以下仪器设备档案号由各院系提供。

    26、仪器设备建档,卷内目录如何填写?
    1)档案号: 见25条
    2)设备名称:填写时应与仪器设备验收单(设备卡片)一致 ;
    3)项目名称:按实际报销购买仪器设备资金来源的项目名称填写;
    4)共 页 第 页:按照卷内目录实际页数填写;
    5)序号:由1.2.3……顺序填写;
    6)文件编号和责任者:不清楚可以不用填写;
    7)文件提名:必须按照归档整理的每一份文件名称如实填写,不能删改;
    8)日期和页数:按照相应的每一份文件产生的日期和页数填写;
    9)备注:写一些特殊情况的说明,如光盘、复印件、文件互见等。

    27、仪器设备建档,备考表如何填写?
    1)备考表不填入卷内目录;
    2)档案号: 见25条;
    3)设备名称:填写时应与设备卡片一致 ;
    4)项目名称:按实际报销购买仪器设备资金的项目名称填写;
    5)本案卷已编号的文件材料共 张(填写所有归档资料页数总和,即卷目录中的页数之和)其中:文字材料 张(填写所有文字资料页数总和),图样材料 张(填写所有设计图纸资料页数总和),照片 张(填写所有冲洗照片页数总和,不包括激光打印照片),光盘 张(填写实际光盘数总和),软盘 张(填写实际软盘数总和);
    立卷单位对本案卷完整准确情况的审核说明:没有特殊情况,可以不填;
    立卷人:一般由收集、整理资料的人签名,时间填写开始整理资料日期;
    审核人:一般由项目负责人签名,时间填写审核资料日期;
    6)接收单位内容不用填写。

    28、仪器设备建档,履历表如何填写?
   (1)仪器设备履历表第1页的填写:第一页内容应与仪器设备家具验收单(设备卡)一致,设备编号为资产处统一给的设备号,名称为设备卡上的设备名称,型号规格与设备卡上相同填写,使用单位填写购买设备的院系名称,存放地点填写设备安装的实际地点,责任领导填项目负责人,保管人填设备使用人,最下面一行年月日应为开始填写履历表的日期;
   (2)仪器设备履历表第2页的填写:按仪器设备实际情况填写,其中入校日期应与开箱验收日期一致,验收日期应与验收报告的日期一致;
   (3)仪器设备履历表第3页的填写:图片贴电子版即可,验收鉴定如果有,严格按照鉴定报告填写;没有鉴定报告,则按照仪器设备的验收报告相关内容填写;
   (4)仪器设备履历表第4页的填写: 填写应与开箱验收单里随机资料内容一致;
   (5)仪器设备履历表第5页的填写:内容应与验收报告内容一致,验收所用仪器及安装、调试过程中与厂商洽谈情况按实际情况填写;
   (6)仪器设备履历表第6页的填写:内容按实际情况填写,没有可以不填;
   (7)仪器设备履历表第7页的填写:归档单位填写所在院系或部门名称,归档时间就是开始填履历表日期,密级一般写公开,保管期限写长期,卷数一般写1,份数不清楚可以不填,设备资金来源填写报销购买仪器设备资金的项目名称,配套整理情况可以填写基本齐全、完整,档案整理中存在的问题填写存在复印件。

    29、特种设备归档应多准备那些材料?
   (1)一般特种设备还需要制造单位的资质证明(制造许可证、营业执照、设计单位批准书)、压力管道元件的合格证及使用说明书;安装使用说明书;产品质量合格证;
   (2)锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明;
   (3)锅炉总体安装质量图及主要受压部分部件的部面图、锅炉受压部件强度计算及安全阀排气量计算文件、水质标准和水处理方法;
   (4)起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明;
   (5)反应容器和贮运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检验、检测、试验报告、合格证、质量证明。

     30、仪器设备档案如何查借阅?
    档案馆网站下载设备档案查借阅申请表,本校教职工凭填写好并签字的申请表,在说明利用目的和范围后均可查阅和利用本单位的设备档案。查阅非本单位设备档案需经原归档仪器设备负责人审批,方可办理。