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关注您的人事档案——档案馆致应届毕业生的一封信


各位应届毕业生:

      你们好!

       光阴似箭,日月如梭。转眼间,你们即将结束一段学习生涯,开始人生新的征程。在你们忙于毕业的同时,请不要忘记你的人事档案。人事档案是每个人在学习和工作中形成的、真实的记述和反映自己的学习和工作经历、德才能绩等综合素质的历史记录,它是用人单位全面了解你的重要依据。无论你是想继续求学深造,还是想发展未来事业,成绩证明、工龄计算、办理保险等各项关系你生活、工作和学习的事项中,都需要你的人事档案。在你结束学业,继续深造或参加工作之时,为了你和她能顺利抵达新的人生驿站,请你务必了解并关注以下问题。

一、我校学生人事档案的管理部门
      我校全日制学生(不包括定向、委培学生)的人事档案由学校档案馆集中统一管理,毕业生人事档案转递也由档案馆负责。

二、学生人事档案的转递方式
      根据中组部和国家档案局的有关规定,人事档案必须通过机要局以保密通信的方式转递到档案接收单位。

三、机要局负责档案转递的范围
      机要局只负责将档案转递到县级以上党政军机关和国有企事业单位及各省市区县人才交流中心、高等院校等。就业单位如果没有在机要局登记的,档案是转递不到。
档案转递地址必须写清省、市、区、县和单位名称,单位名称不得简写。

四、档案转递的时间
      档案馆接收到招就处移交的应届毕业生《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书/全国毕业研究生就业通知书》(《派遣证》)的白联后,即将其人事档案转递到档案接收单位。

五、毕业生填写《毕业生就业协议书》中“档案转寄地址”一栏时须特别注意的事项
(一)毕业生与接收单位签订三方协议时,必须与用人单位核实档案接收部门的性质。
    1、如果是国家机关、国有事业单位、国有企业,他们或他们的主管单位是有人事管理权的,而且可以接收由机要局转递的机要档案。
    2、其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权或未与机要局建立交要交换关系的,则要把档案放到该单位的档案托管部门,注清该档案托管部门的省、市、区、县和单位名称。
(二)由于学生本人填写档案转递详细地址不清楚或填写错误等原因致使档案滞留、退回、重寄,责任由学生本人承担。
(三)毕业后未找到工作的学生,其档案应迁回原籍,存放在当地人事局、大中专毕业分配办公室或人才交流中心。

六、毕业申请出国学生档案的转存
      毕业生出国的,可以把档案存放在教育部留学服务中心或生源地各省市的人才交流中心,这需要学生自己办理好相关手续。档案存放教育部留学服务中心的,毕业生需要持“教育部留学服务中心留学人员档案室调档通知单”到档案馆办理档案转递。存放其他地方的,学生持接收单位的调档函,到招生就业处备案,并开具“转档通知单”,然后到档案馆办理档案转递。

七、人事档案自带事宜
      档案原则上不能由本人领取。如果就业单位要求自取或允许自带的,学生本人可携带单位调档函(调档函上注明同意自取字样)到招就处备案,开具“转档通知单”(注明自取字样)。档案馆依据转档通知单上的要求,将领取的档案密封好,并加盖密封章。学生本人签字领取。学生本人负责将“转递人事档案材料通知单”的回执送回档案馆。(★ 注意:本人不能拆开自带的档案。本人拆开档案引发的一切后果由学生本人负责)

八、学生改派事宜
      如果档案已经转递出去,学生工作单位有变动,需要改派的,必须经招就处同意。档案馆依据招就处开具的取白联证明,才能接收已经转递出去的档案。档案如果由本人带回学校的,档案袋必须密封完好、加盖单位骑缝公章,如有破损或开口,档案馆一概不予接收,由此引发的一切后果由学生自己负责。

九、毕业生档案去向的查询
      档案馆将在网站(http://archives.buaa.edu.cn/)快速通道---学生档案流向查询-----查询发档结果。(结果是发档时间、发往单位、发档机要号等)

      档案寄出两个月后,请同学们及时向档案接收单位查询档案是否收到时需提供“机要号”。如果档案未收到需要查询去向的,请及时与档案馆联系,我们将通过北京市机要局查询,并通知本人档案在什么时间送达什么地方,何人签收。(★ 注意:机要局对机要转递底单只保存一年,一年后将无法查询。延误查询,后果自负。)

      关于档案转递的其他未尽事宜,请直接与档案馆学生档案管理人员联系:
      学生档案办公地点:创业中心207房间(教学区4号楼西侧)
      联系电话:82338789

      最后,衷心祝愿所有毕业生都拥有自己美好的前程!



                                                                                                                                                                  档 案 馆 
                                                                                                                                                             二〇一五年四月