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毕业生档案常见问题答疑

 

各位应届毕业生:
 
你们好!
 
光阴似箭,日月如梭。转眼间,你们即将结束一段学习生涯,开始人生新的征程。在你们忙于毕业的同时,请不要忘记你的人事档案。人事档案是每个人在学习和工作中形成的、真实的记述和反映自己的学习和工作经历、德才能绩等综合素质的历史记录,它是用人单位全面了解你的重要依据。无论你是想继续求学深造,还是想发展未来事业,成绩证明、工龄计算、办理保险等各项关系你生活、工作和学习的事项中,都需要你的人事档案。在你结束学业,继续深造或参加工作之时,为了你和她能顺利抵达新的人生驿站,请你务必了解并关注以下问题。
 
●我的学生档案有什么用吗?
 
学生人事档案是受法律法规保障.社会广泛认可的具有权威性与公信力的个人历史的文本记载.毕业生人事档案记录着学生的学习.工作、政治表现.奖惩,个人和家庭信息等方面的重要材料,浓缩了学生的成长经历。其重要性主要有以下几个方面:
 
其一,是毕业生求职和进一步深造的依据。毕业生求职求学所需的成绩单;进入国家机关和国有企事业单位入职政审;报考研究生和出国(出境)政审等都需要依据人事档案进行。
 
其二.是毕业生开具各种证明.公证的依据。出国(出境)人员所需的各种公证、证明:毕业生在今后要面对的转正定级、职称申报、工龄的审核认定;流动人员计划生育相关事宜及婚姻状况证明;申请经济适用房时所需证明等都会用到档案。
 
其三.是办理“三险一金”的依据。在新的历史时期.档案又被赋予了新的使命.成为办理养老保险、失业保险.基本医疗保险、住房公积金{简称”三险一金”)的载体。没有档案.“三险一金”就没法缴纳。有了档案,就可以享受到相关的人事.劳动、社会保障服务,如办理社会保险,失业保险等。无论是在原单位供职的人.还是辞职后另求新职者,在办理社会保险.领取失业金时.个人档案记录的工龄.工资.待遇.职务.社保参保年限等都是主要依据。那些因弃档而造成记录断档的人.在个人利益上会受到损失。
 
其四.会影响毕业生转正定级.工龄计算和职称评定。很多毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作手续.工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级.也影响到工龄和退休金的计算。有的毕业生因为档案没有提交给单位,在职称评定时就会因手续不全而受到影响。
 
其五,会导致干部身份丢失。全日制普通高校毕业生.在工作满一年即见习期满一年时.通过办理转正定级手续之后.可获得干部身份。有些毕业生由于”弃档”导致干部身份丢失.给日后工作生活带来不便。
 
所以毕业生一定要重视自己的档案.等用到时才想起查找档案的下落.有可能贻误时机.错过机会。学校保存的学籍档案只是“存放”,起不到任何作用,在某种意义上说,也是得不偿失。
 
我的学生档案能通过快递发出吗,我能自带吗?
 
根据中组部和国家档案局的有关规定,人事档案必须通过机要局以保密通信的方式转递到档案接收单位。不能通过普通快递发出。
 
另外,档案原则上不能由本人领取。如果就业单位要求自取或允许自带的,学生本人可携带单位调档函(调档函上注明同意自取字样)到招就处备案,开具“转档通知单”(注明自取字样并加盖公章)。档案馆依据转档通知单上的要求,将领取的档案密封好,并加盖密封章。学生本人签字领取。学生本人负责将“转递人事档案材料通知单”的回执送回档案馆。
 
我的毕业生档案在什么时候发出?
 
我校毕业生转档时间分为二种情况:一是集中发档和日常散发档案,集中发档是本科生是每年的7月,研究生是每年的1月、3月和7月(或8月)月共四次,这四次是学生档案室收到招生就业处转到的派遣数据后2-4周发出。有一部分学生是延期派遣的就需要个人在招生就业处领取《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书/全国毕业研究生就业通知书》和转档通知单到档案室办理转档手续。
 
我的毕业生档案转递结果怎么查询?
 
档案寄出三个月后,请同学们及时向档案接收单位查询档案是否收到。如果档案未收到需要查询去向的,请及时与档案馆联系,我们将通过北京市机要局查询,并通知本人档案在什么时间送达什么地方,何人签收。(★ 注意:机要局对机要转递底单只保存一年,一年后将无法查询。
 
我在填写《毕业生就业协议书》中“档案转寄地址”一栏时应该注意哪些事项?
 
(一)毕业生与接收单位签订三方协议时,要与用人单位核实档案接收部门的性质,填写清楚档案接收单位地址。
 
1、如果是国家机关、国有事业单位、国有企业,他们或他们的主管单位是有人事管理权的,而且可以接收由机要局转递的机要档案
 
2、其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权或未与机要局建立交要交换关系的,则要把档案放到该单位的档案托管部门(如人才交流中心)。
 
3、填写时请注明该档案托管部门的省、市、区、县和单位名称单位名称不得简写,由于学生本人填写档案转递详细地址不清楚或填写错误等原因会致使档案滞留、退回、重寄。
 
●我毕业时暂时不想就业,档案应该存在哪里?
 
毕业后暂时未找到工作的学生,其档案应迁回原籍,存放在当地人事局、大中专毕业分配办公室或人才交流中心,或者转入街道办事处,以便于学生办理三险一金、工龄确定等各类福利。
 
我要申请出国,我的档案应该保存在哪里,应该办理什么手续?
 
毕业生出国的,可以把档案存放在教育部留学服务中心、原籍的高校毕业生就业指导中心或生源地各省市的人才交流中心,这需要学生自己办理好相关手续。
 
档案存放教育部留学服务中心的,毕业生需要持“教育部留学服务中心留学人员档案室调档通知单”到档案馆办理档案转递。存放其他地方的,学生持接收单位的调档函,到招生就业处备案,并开具“转档通知单”,然后到档案馆办理档案转递。
 
我想把挡案暂时存放在学校,等工作落实后再将档案迁到工作单位可以吗?
 
有就业愿望但尚未就业的京外生源毕业生,可以将档案暂时存放在学校,但是毕业生档案留校只是延长了择业期,超过毕业当年12月份,学校不能办理北京地区的就业派遣手续,档案于学校没有人事隶属关系,涉及到人事关系方面的证明都不能出具。毕业生应在规定的时间内到学校办理人事档案的相关手续,避免形成滞留档案。
 
我想改派,档案应该怎样处理?
 
如果档案已经转递出去,学生工作单位有变动,需要改派的,必须经招就处同意。档案馆依据招就处开具的取白联单,才能接收已经转递出去的档案。
 
● 我的人事档案退回,重寄需要办理哪些手续?
 
档案若因接收单位无机要投递关系退回,明确该单位委托管理其人事档案的机构(有机要投递关系)的机要投递地址。档案因单位变更退回,毕业两年内需招生就业处改派后,持就业通知书和改寄档案证明办理;毕业两年后持接收单位调档函办理。
 
●我想准备考研,或者创业把档案放在哪里合适?
 
可以选择把档案转至生源地就业服务中心或人才交流中心。
 
●哪些机构能保管人事档案?
 
按国家政策规定,组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案,各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案,一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外,各级人才交流机构,如省人才、市人才、各区人才等,它们的区别只是所属部门的不同,其它无任何区别。
 
●哪些毕业生的档案适合到人才交流机构托管?
 
不想回本地而想将户口落在北京市的毕业生,准备考研的毕业生,还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生,以上这些毕业生还可选择将自己的档案人事关系在人才交流机构托管。
 
●我把档案留在学校有作用吗?
 
保留户、档在校半年期间(1231日止),当年毕业同学仍为应届毕业生,此时未就业同学可继续寻找工作;已找到工作但仍未取得留京户口指标的非北京生源毕业生可继续争取留京指标,但须注意户口指标审批截至日期(一般情况下,市人事局630日截止审批,国家人事部9月底截止审批)。
 
保留户档超过毕业当年年底,该部分同学已成为往届毕业生,按照市教委的派遣政策和市人事局、国家人事部的接收政策,非北京生源的往届毕业生已没有任何留京的可能,并且原则上只能回到生源地就业。因此,此时保留户、档在校已无任何作用!
 
●我把档案留在学校受什么限制?
 
按照教育部及公安部相关规定,户口、档案保留在学校期间,只能办理与就业相关的手续(就业派遣或将户口、档案转回生源所在地),其他情况下均不能使用在校暂存的户口、档案,户、档处于被冻结状态,即:无法办理出国护照;无法办理结婚登记手续;丢失身份证无法补办;录取研究生后不能直接转户转档,档案需转回家庭所在地后再转至录取学校或单位;不开具出国成绩单;不开具婚育、升学、出国(境)、保险、购房、出生、无犯罪记录、亲属关系、学历、经历、财产继承等证明。
 
我的个人档案办理地点在哪,联系方式是什么?
 
关于档案转递的其他未尽事宜,请直接与档案馆学生档案管理人员联系:
 
学生档案办公地点:创业中心207房间(教学区4号楼西侧)
 
联系电话:82338789
 
 
最后,希望同学们一定要了解相关规定,认清当前形势,合理利用政策,并结合自身情况做出选择,且莫盲目选择保留,给自己带来不必要的麻烦。衷心祝愿所有毕业生都拥有自己美好的前程!
 
档 案 馆
 
   二〇一四年