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北京市171万份人事档案将电子化 可防止被篡改

截至今年6月底,市、区县存档机构管理人事档案共计171万份,而面对如此庞大的人事档案,一方面存档人员抱怨纸质档案调来调去太麻烦,一方面存档机构嫌纸质档案太占地儿。面对北京城近两百万份的纸质档案,频繁查阅转移中丢失、损毁时有发生,甚至还会被篡改,建立统一的电子档案系统已经迫在眉睫。

  目前本市各区县存档机构正在将传统的纸质档案电子化。电子化后如何保障档案安全、如何保障个人隐私不被泄露,以及将给档案管理带来哪些变化?北京青年报记者对此进行了调查。

  本市171万份由市、区县存档机构管理的人事档案将实现电子化,全市统一的档案查询系统也将正式上线。昨日,北京青年报记者从市人事档案管理部门了解到,本市各区县存档机构人事档案的扫描工作正紧锣密鼓地进行中,不少区县扫描完成的档案数都超过了10万份。

  档案库“用地”紧张日益凸显

  据统计,将档案存放在本市市、区公共管理档案机构的,截止到今年6月底,数据为171万份,不可不谓之“海量”。而在诸如办理生育证、出生证、学历证明等等,都需要由存档机构开具相应证明。而对于这些业务的办理,存档人员有着诸多微词:去开个证明,通常都要等很久,好不容易等到档案被从档案库中提取出来,还得一页一页翻。
  
  而另一方面,存档机构面对不断增加的存档数量,不少区县的档案库虽然一再扩容,但还是出现“用地”紧张,有的甚至还要外租场地。在市人力社保局2014年财政预算表中,市劳服管理中心就开列出档案库房租赁费 55万元。而对于存档大户朝阳区职介中心来讲,从2008年底至去年底,5年的时间里实存档案数就增加了5万份,2009年起新增了100平米的档案库很快又要告满。
  
  百万份档案正在扫描

  就档案电子化的呼声,市人力社保局透露,实际上目前各区县存档机构对于人事档案的扫描工作正进行得紧锣密鼓,一份份档案材料正在“网”上安家落户。扫描工作完成之后,全市统一的人事档案查询管理系统也将上线,届时全市的人事档案信息将实现共享。

  北青报记者了解到,不少区县级的存档机构的扫描工作已全部完成或接近尾声,像朝阳、海淀都有超过10万份的人事档案已经有了“电子身份”,而像东城、通州也有了近10万份的扫描“业绩”。同时,人事档案的扫描正在深入到街乡社保所,像朝阳区所属的43家街乡社保所正在进行相关的招投标工作,18.7万份失业人员以及退休人员的人事档案也在静候电子化。

  档案业务办理时间缩短至两三分钟

  提到人事档案电子化的好处,朝阳区职介中心相关负责人表示,一是优化了办事程序;二是提高了档案的安全性。据其介绍,朝阳职介中心存档近16万份档案已经全部完成扫描,以往单位查档或个人开证明,要先从档案库里调出档案,再打开档案一页一页翻看,办理时间至少10分钟以上,麻烦的甚至半个小时,窗口经常排出长队来;现在,只需在电脑中输入身份证号或档案编号,档案相关材料便在电脑中显示出来,两三分钟之内搞定,复杂的也就五分钟。

  现场

  档案中材料

  按10项清单顺序登记

  先将档案封皮贴上带有电脑可识别的条形码,再按严格的先后顺序将档案内的材料整理,最后用上平板扫描仪或高速扫描仪,将档案内容一一转化成影像材料……日前,北青报记者在朝阳区职介中心的数字档案管理室中目睹了纸质档案数字化的全过程。

  走进一间不足十平米的屋子,只见屋内的推车里摆满了一摞摞新接收进来的档案,屋内工作人员先是拿出一份档案,在电脑进行登记后,在封皮上再贴上相应的条形码之后,就传递至档案分拣人员手中。而这部分“工序”最为复杂:要将档案中的一页页材料按清单顺序进行排序。北青报记者看到,清单内包括十大项,第一项即是履历材料,接下来包括自传、鉴定考核、审计、学历学位和专业、政审、党团材料、奖励处分材料、录用或任免、退休等。“这些都得按先后顺序进行整理,之后再按顺序进行扫描。”工作人员表示,多数的纸质档案因为经过很多的存放地方,中途又会放入很多新的材料,内容上分类并不清晰,此次电子化也成为对档案进行重新梳理的契机。

  经过梳理的档案被传到扫描者手中,对于独立成页的材料就被放在高速扫描仪处,几秒钟后相连的电脑中就显示出该页;对于整册的材料就“发配”给平板扫描仪,速度稍慢,但也显示在电脑中。最后,纸质材料重新归档加封,扫描枪再扫描,相关内容跃然电脑之上。
  
  人事档案电子化如何保障档案安全?

  电子化可有效防止档案被篡改

  对于安全性的提升,朝阳区职介中心相关负责人表示,以往人事档案被频繁地查阅、转移过程中,很容易丢失、被篡改,现在档案不用调来调去,丢失的概率要小。同时,只要有篡改,一对照电子档案,很容易被查出,有效地减少了人为涂改,“以往我们接收档案时只要内容齐全就会接收,但现在还要进行纸质档案和电子档案的对比,一致了才会接收。像我们电子系统上线后,已经发现了两起涂改档案,都是将之前未从事过的工种加入档案以达到提前退休的目的!

  实施电子化后如何保障个人隐私?

  查看档案必须通过网络设置权限完成

  对于市民关心的档案实施电子化以后怎么保护个人隐私的问题,市人力社保局表示,实施人事档案电子化管理后,各相关办事机构都有不同的权限,查看档案、增加档案信息都必须通过网络设置权限完成,而且对于档案信息只许增加不许删改。而对于档案对个人查询的放开程度,一定会考虑到存档人员的心理感受,谨慎推进。

  档案电子化将给档案管理带来哪些变化?

  三大设想或将改变档案管理模式

  北青报记者在采访市人力社保局以及各区县存档机构时了解到,档案电子化在档案管理方面带来较大的变化,他们目前至少有三个方面的设想。

  设想一:人事档案业务可就近办理

  在本市人事档案管理查询系统上线后,本市的人事档案信息将可实现共享,查询起档案存放的所在地就变得易如反掌。而既然实现了信息共享,这意味着人事档案业务将来可能就近办理。

  设想二:人事档案业务可网上申请

  既然档案实现了电子化,就有可能给每个存档者或存档单位生成二维码,实现业务的网上查询、网上申请,之后再通过网络直接发送过去,不用再去现场。

  设想三:建立人事档案馆,各区县对于存档集体“上交”

  既然纸质档案已经可以泰然“养老”,且所占空间很大。那就有可能将各存档机构的档案归于一处,成立北京市的人事档案馆,集中存放,既便于管理又省却诸多麻烦。

  对于上述的三点设想,市人力社保局表示都在谨慎考虑之中。