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畅想新时期档案馆工作机构设置

 21世纪是知识经济时代。随着社会的进步、档案事业的发展和人们文化需求的日益提高,21世纪的档案馆,将会成为国家和社会的重要信息中心及公众寻根溯源的文化休闲中心。为适应新时代新需要,提高档案馆服务公众的能力和效率,档案馆应该整合现有资源,组建文件中心、展览中心、研究中心、接待中心、信息技术中心等5大机构体系。这样做,一是可以更好地集中和发挥档案馆特色人才的具体优势,更好地建设和培养几支不同方向的专业队伍;二是这样的机构设置比较适合现在档案馆的发展现状和发展趋势;三是这样的机构命名有利于拉近档案馆与公众的关系,彻底地从机构名称上脱离机关的影子,更好地体现档案馆的科技、文化机构所应有的服务功能。

    一、文件中心

    档案馆保管了政府机构的大量公文,如今,在档案工作服务机制创新的浪潮下,“现行文件阅览室”也应运而生。应该说,档案馆已具备相当数量的“昨天的”和“今天的”文件。建立一个“文件中心”,开展现行文件、非现行文件一条龙服务,为利用者提供一个专门查阅文件、获取有关政策法规信息的良好场所是可行的。

    设立“文件中心”,旨在全面掌握和控制一个地方所有的正式文件信息,以方便利用者查阅。这样的“中心”已经在深圳、哈尔滨等城市运行多年了。我要说的“文件中心”是一个机构保管纸质文件和电子文件的“大文件”“大中心”,因为我所在的杭州市余杭区,电子政务十分发达,直通村(社),可谓根深叶茂。因此,我所设想的“文件中心”更符合党和政府的要求,更贴近百姓“一条龙”服务的需求。

    二、展览中心

    举办档案展览是目前档案馆以档案为主要元素的、为大众服务的、体现档案开放服务的最主要形式之一。如今,绝大多数档案馆都有自己的永久性的关于珍贵馆藏的展览,也有一些结合地区历史或时事方面的临时性展览,还会有一些反映地方特色文化的小型专题展览。经过这些年的摸索,档案馆投入了相当多的人力和物力,档案展览从数量和质量上都已经拥有了一定的规模,成立一个展览中心已具备了相当的物质基础。

    展览中心可在档案馆原有的社会教育部(处)基础上设立,它可以锻炼和稳定一支展览人员队伍,包括优秀的讲解员、美术设计人员、策划人员等。工作人员可以更好地有针对性地总结经验、接受培训、提高水平,使档案馆的展览更具专业水准和艺术魅力。展览中心最好设在整个档案馆主体建筑第一层的相对开放和方便民众参观的地方,场地的光线要好,视野要开阔,设计上要根据展览主题内容的特点而各具特色,在装饰装修上要体现休闲性,在表现手法上要体现高科技、高水平,要充分展现浓厚的“档案味”和“文化味”。极具吸引力的档案展览对档案馆的生存发展、提高知名度都有着十分重要的意义。所以,成立一个专门管理展览和实行社会教育的档案展览中心十分必要。