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关于设备档案的说明

关于设备档案的有关说明

  

     一、有关设备档案建档的说明

单价10万元(含)以上仪器设备归档须严格按照设备归档内容要求,将购买设备过程中从调研开始到安装调试、运行验收结束的过程中实际产生的资料进行收集、整理完成后到档案馆建档备案;单价10万元以下设备可以参照单价10万元以上设备建档要求,收集、整理购买设备过程中实际产生的资料自行建档。

归档材料除整理购买设备过程中从调研开始到安装调试、运行验收结束的过程中实际产生的资料外,还需填写登陆档案馆网站下载的仪器设备履历表、开箱验收单、卷内目录及备考表等,填写要求见第二部分对仪器设备归档文件资料的说明。

档案号的问题:单价30()以上仪器设备,资料收集完成移交档案馆时,档案号由档案馆提供;单价30万以下仪器设备的档案号须由各院系统一提供,填写在卷内目录相应位置。

对设备档案的有关要求,请登录档案馆网站http://archives.buaa.edu.cn/,查阅“服务大厅”——“设备归档”——“设备归档内容要求及填写表格”中的内容。

根据外购设备、自制设备、计算机软硬件和特种设备等设备各自的归档范围和整理要求,收集、积累、整理设备文件资料。

外购设备从计划选购、开箱验收,安装调试到运行维护(自研或定制的设备从方案论证及设计、制造加工、安装调试及鉴定验收到运行及维护修理阶段)等过程中产生的所有文件都要收集齐全、手续完备、整理规范。

     二、对仪器设备归档文件资料的说明                                                            

1.仪器设备履历表:

1与设备卡片一致,设备编号为设备处统一给的设备号,名称为设备卡上的设备名称,型号规格与设备卡上相同填写,使用单位填写购买设备的院系名称,存放地点填写设备安装的实际地点,责任领导填项目负责人,保管人填设备使用人,最下面一行年月日应为开始填写履历表的日期

2页按仪器设备实际情况填写,其中入校日期应与开箱验收日期一致,验收日期应与验收报告的日期一致;

3页图片贴电子版即可,验收鉴定如果有,严格按照鉴定报告填写;没有鉴定报告,则按照仪器设备的验收报告相关内容填写。

4页填写应与开箱验收单里随机资料(16)内容一致;

5页内容应与验收报告内容一致,验收所用仪器及安装、调试过程中与厂商洽谈情况按实际情况填写;

6页内容按实际情况填写,没有可以不填;

7页归档单位填写所在院系或部门名称,归档时间就是开始填履历表日期,密级一般写公开,保管期限写长期,卷数一般写1,份数不清楚可以不填,设备资金来源填写报销购买仪器设备资金的项目名称,配套整理情况可以填写基本齐全、完整,档案整理中存在的问题填写存在复印件

2.调研报告、技术考察报告、经济技术可行分析(必须有调研人或考察人的签字,日期)。这些材料是设备购置前相关人员对设备的先进性、可靠性和可维护性等方面进行技术论证和调查研究,写出的论证报告。

3.项目购置设备仪器表(项目批复文件附件,是购买设备资金来源)。

4.设备仪器采购申请表或仪器设备单一来源采购申请表(须原件,或加盖与黑章内容相同红章的复印件)。

5.仪器设备采购结果备案书(须原件,或加盖与黑章内容相同红章的复印件)。

6.仪器设备招标采购申请审批表、招标文件、投标文件、评标文件、中标通知书(上述文件须原件,若为复印件就必须在复印件的封皮和骑缝处加盖招标代理公司的公章)。

7.自研或定制的设备:设计任务书及其评审文件(需要编写、校对、审核人的签字及签字日期)、设计方案及其评审文件(需要编写、校对、审核人的签字及签字日期)、生产图纸(机械图、电气图等,需有零件材质、设计、标准、审核人签字及签字日期),重要工艺装备图纸及说明书、关键件工艺规程;

8.合同、合同附件及技术协议、补充协议、国内代理商持有的代理授权书及其资质文件;

9.外贸设备

1)通过代理公司进口需要提供:委托进口代理协议、报价单、进口货物报关单、装箱单、入境货物调离通知单、货运单、外贸发票、运输保险单、非木制包装证明或熏蒸证书、减免税证明、质量证明或质量/重量证明、原产地证明、进口代理费用表、代理进口费用结算单以及其他材料等;

2)直接在国内代理商处购买进口设备需要提供代理商资质文件(企业法人营业执照复印件(盖红章)及国内代理商持有的代理授权书即国外生产商的授权文件复印件(盖红章))、质量证明或质量/重量证明、原产地证明。

10.发票复印件;

11.开箱验收单(设备处和档案馆人员不参加设备开箱,此表由购买单位参加开箱人员手书签字、登记随机资料,登记人需签字,档案部门填院系名称);

12.调试大纲、安装基础图、电气接线图、安装工艺规程、安装调试技术总结报告等;

13.运行验收报告及其他材料等;

是设备安装调试到正常运行过程中产生的验收文件,可分为两大部分。第一部分对仪器设备的每一项技术指标要有详细的检测结果记录、检测结论,检测人要签字认可;第二部分对整台设备的验收要有结论,验收双方负责人要签字认可;

14.外购件的合格证和使用说明书等随机文件;

15.计算机软硬件设备:生产单位资质文件(企业法人营业执照正或副本的复印件盖红章)、软件及硬件质量证明;授权书、软件许可协议以及其他材料等。

16.设备的随机资料。包括装箱单、出厂合格证(质量证书)、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明、图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册(清单)、检定证书(报告)等;

17.培训报告:签订的合同、协议中如果要求进行培训,必须要有培训的相关资料。如:培训内容(讲义、教材)、参加培训的人员、培训时间、培训内容及培训效果;

18.仪器设备验收单(使用单位使用人留存)-----实验室设备处提供;

19.设置购置或者研制过程中产生的其他文件(有关问题的请示与批复、重要来往函件、电文、预验收报告、验收大纲等)。

三、对仪器设备归档  卷内目录   填写的说明

1.档案号: 单价30()以上仪器设备,资料收集完成移交档案馆时,档案号由档案馆提供;单价30万以下仪器设备档案号由各院系提供;

2.设备名称:填写时应与设备卡片一致 ;

3.项目名称:按实际报销购买仪器设备资金的项目名称填写;

4.  页 第   页:按照卷内目录实际情况填写;

5.序号:由1.2.3……顺序填写;

6.文件编号和责任者:不清楚可以不用填写;

7.文件提名:必须按照文件名称如实填写,不能删改;

8.日期和页数:按照相应的每一份文件产生的日期和页数填写;

9.备注:写一些特殊情况的说明,如光盘、复印件、文件互见等。                                 

四、备考表填写

1.备考表不填入卷内目录;

2.档案号: 单价30()以上仪器设备,资料收集完成移交档案馆时,档案号由档案馆提供;单价30万以下仪器设备档案号由各院系提供;

3.设备名称:填写时应与设备卡片一致 ;

4.项目名称:按实际报销购买仪器设备资金的项目名称填写;

5. 本案卷已编号的文件材料共    张(填写所有归档资料页数总和即卷目录中的页数之和)其中:文字材料   张(填写所有文字资料页数总和),图样材料    张(填写所有设计图纸资料页数总和),照片    张(填写所有冲洗照片页数总和,不包括激光打印照片),光盘    张(填写实际光盘数总和),软盘    张(填写实际软盘数总和);

立卷单位对本案卷完整准确情况的审核说明:没有特殊情况,可以不填;

立卷人:收集、整理资料的人名,年、月、日填写开始整理资料日期;

审核人:一般填写项目负责人姓名,年、月、日填写审核资料日期;

 

 

6.接收单位不用填写。

相关附件

  • 关于设备档案的有关说明20141031.doc