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毕业生档案归档标准



针对以前移交的教学档案中存在的问题,北京航空航天大学档案馆参照国家有关规定,制订以下标准,希望各部门予以合作。

一、 本科学生成绩册归档标准:

1、 每个班级的成绩登记表装订成册后前面加目录,目录格式必须按照档案馆统一的标准。

2、 每个班级的成绩登记表装订成册后加封皮,封皮格式必须按照档案馆统一的标准。

3、 封皮、目录和成绩登记表应统一编写页号,页码写在每页正面的右下角、背面的左下角,凡有图文的页面均需编写页号(空白页不编页号);编号时应使用阿拉伯数字;

4、 归档的材料中需要书写的文字一律用黑色碳素墨水或者蓝黑墨水,不能用纯蓝墨水或圆珠笔书写;

5、 每份登记表必须加盖教务专用章,印章压在日期上;

6、 案卷装订时要注意:

⑴ 、成绩登记表一律左侧装订(对没有欲留装订线位置的文件需要补贴加边);

⑵、如果文件类型大小不一,长短不齐,装订时应以下齐(地脚齐),右齐(翻口齐)为准,订口或天头过长者,要适当折叠;

⑶、卷内的登记表用棉线装订,采用三空一线。即打三个孔眼,孔间相距7cm左右,线结打在背面,不得压住字迹。

二、 研究生论文材料归档标准

1、卷盒、卷内目录和卷内备考表的填写一律用黑色碳素或蓝黑墨水书写;

2、卷内文件排列和编号:

⑴、学位论文排在卷内其他文件后面;

⑵、为了减少工作量,学位论文不再统一编号。但是要在卷内目录和备考表页数统 计中注明共有的总页数(学位论文的封面、本人声明、摘要和后记等没有标注页码的页数也要统计在内)。

⑶、卷内文件除了学位论文外应统一编号,页码写在每页正面的右下角、背面的左下角,凡有图文的页面均需编写页号(空白页不编页号);编号时应使用阿拉伯数字。