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关于印发《北京航空航天大学实物档案管理办法》的通知


各单位:

  北京航空航天大学是国内外知名的航空航天高等学府,在她56年的漫长岁月中,不仅形成了大量珍贵的载体档案,还产生了许多有保存价值的实物档案。实物档案真实地记载和反映了我校各项实践活动原貌,收集、保存实物档案具有特殊意义和重大价值。如学校各单位获得的各种奖品、奖状,是学校各方面工作成绩和水平的见证;国内外友人、校友和兄弟单位赠送的礼品,反映了学校与外界的联系,某些礼品还具有较高的艺术收藏价值;学校各个时期使用的校徽、印章和制作的各种纪念章等同样具有很好的保存价值。

  根据《中华人民共和国档案法》和相关档案规定要求,为了加强我校实物档案资料的收集、管理,保存学校教学、科研、外事等活动中形成的重要历史记录,特制定本办法,现予以印发,同时向全校各单位以及全校师生员工、广大校友收集、征集实物档案,范围参照《北航实物档案归档范围》,希望得到大家的全力支持与合作。

  特此通知。


  二○○八年五月十日

  北京航空航天大学实物档案管理办法


  第一条 为加强对实物档案的整理和归档工作,更好地为学校各项工作和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定,结合我校具体情况,特制定本办法。

  第二条 实物档案是指我校各单位及个人在从事党群、行政、教学、科研、外事等活动中形成的,对学校和社会有保存价值的物品。

  第三条 实物档案实行形成部门(实物样品为制作单位)整理、归档制度。各单位应把实物档案工作纳入各项管理工作之中,从实物形成时进行积累,由本单位文书档案员或科研档案员负责实物档案的整理、归档工作。

  第四条 实物档案归档范围和保管期限见《北京航空航天大学实物档案归档范围和保管期限表》(附件1)。

  档案馆原则上只接收永久保存的实物档案。

  第五条 收集时间和征集办法:

  (一)各单位每年年底向校档案馆送交本单位当年获得的奖品、奖状。个别单位希望将奖品保留一段时间的,可在保存一年后再送交,但应在获奖当年将所获奖品的文字说明书送交档案馆。凡获奖后即刻将奖品、奖状送交的,档案馆随时接收。

  (二)对个人送交实物档案及各单位送交以往保留的实物档案,档案馆随时接收。

  (三)各单位及个人在送交实物档案时,应附上实物档案的文字说明(见附件2),并办理交接手续。交接清单一式两份,一份由送交单位和个人保存,另一份由档案馆保存,对个人赠送的珍贵实物档案,档案馆将颁发纪念证书。

  (四)凡属校外赠送的礼品,接收单位应将所收礼品清单送交一份给档案馆。其中,有使用价值的礼品,可由接收单位保留使用;珍贵礼物应交档案馆保存,并办理交接手续。

  第七条 档案馆会同有关部门共同对实物档案的形成、整理、归档等工作进行监督、检查和指导。

  第八条 校档案馆对收集和征集到的实物档案,将进行分类、整理、编号,并妥善保管。有关物品可视需要及时向全校提供使用。

  第九条 本办法由档案馆负责解释,自发布之日起执行。


  附件1:北京航空航天大学实物档案归档范围和保管期限表

  附件2:实物档案文字说明


  附件1:

  北京航空航天大学实物档案归档范围和保管期限表

 

 
 序号
 
归档范围
 
保管期限
 
 
 
票证(券):本校在各时期形成的餐票(券)、餐证、餐卡、门票、入场券、澡票(券)、购物证券等样品(每种实物根据形状、规格、颜色的不同只保存一件,以下同)
 
永久
 
 
 
证件、标志物:
 
1、工作证、学生证、会员证、家属出入证、临时人员出入证、借书证、医疗证、入学证、报道证、入学通知书、听课证、旁听证、毕业证、学位证、游泳证等北航发的各种证件样品(样品证件需加盖管理部门公章)
 
2、组织重要活动(本单位组织的重要庆典、参观、全国性及国际会议及应对突发事件等)形成的出席证、出入证、代表证、标志物(如校徽、各种旗、车证、章、胸卡)等
 
3、参加全国性会议、国际会议及其他重要活动的代表证、出席证、出入证等
 
永久
 
 
 
字画:党和国家领导人、知名人物的题词、书法、字画
 
永久
 
 
 
礼品、纪念品:
 
1、我校机关单位制作的对外馈赠的礼品及纪念品样品
 
2、校外友好人士、单位向我校及各单位馈赠的礼品
 
永久
 
 
 
奖品:获省部、国家级、国际及全国性竞赛的奖旗、奖杯、匾、奖牌、证书、奖状、奖章等实物(科研获奖证书、奖状、奖章随科研项目归档)
 
永久
 
 
 
处级以上(含处级)单位及社团组织的废止印章
 
永久
 
 
 
其他有永久保存价值的实物

  附件2:

  实物档案文字说明

  1、一般实物档案的文字说明应包括:实物名称、实物材料规格、产生时间、制作单位、送交单位、送交时间。

 
 
 实物档案文字说明
 
 
实物名称
 
 
实物材料
 
 
 
产生时间
 
 
制作单位
 
 
 
送交单位
 
 
送交时间
 
 
 

  例:校办送校革委会印章壹枚

  实物名称:印章 实物材料:木质

  产生时间:文革期间

  制作单位:北京航空航天大学革委会

  送交单位:校长办公室

  送交时间: 年 月 日

  2、奖品、奖状文字说明应包括:奖品名称、奖励材料、奖品级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间。

 
 
 奖品、奖状文字说明
 
 
实物名称
 
 
奖励材料
 
 
 
奖励级别
 
 
授奖单位
 
 
 
授奖时间
 
 
送交单位
 
 
 
送交时间
 
 

  例:体育室送交大运会奖杯壹个

  奖品名称:奖杯

  奖品级别:大学生运动会女排冠军

  获奖单位或个人:北京航空航天大学

  授奖时间:  年  月  日

  送交单位:体育部

  送交时间:  年  月  日

  3、本单位暂存的实物档案清单(档案馆网站下载):

 
 
 本单位暂存的实物档案清单
 

 
实物名称
 
保存位置
 
保管负责人
 
 1
 
 
 
 
 2
 
 
 
 
 3