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关于印发《北京航空航天大学设备仪器档案管理办法(试行)》的通知


各单位:

  为了进一步加强我校设备仪器档案的管理,更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务,根据《高等学校设备仪器档案工作规范》和《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》的要求,结合学校实际情况,制定《北京航空航天大学设备仪器档案管理办法(试行)》。现予以印发,各有关单位遵照执行。

特此通知。

二○○九年十一月十一日

北京航空航天大学设备仪器档案管理办法(试 行)

第一章 总 则

 第一条 为了进一步加强我校设备仪器档案的管理,更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务,根据《高等学校设备仪器档案工作规范》和《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》的要求,结合学校实际情况,制定本办法。

 第二条 本办法所称的设备仪器是指机械设备、动力设备、特种设备、计量设备仪器、测试设备仪器、试验设备仪器、计算机管理系统(软件、硬件)及办公自动化设备等,包括基础设施建设项目的配套设备仪器。

 第三条 设备仪器档案(以下简称设备档案)是指在设备仪器规划、选型、购置(或设计、制造)、安装、调试、使用、维护和技术改造等过程中形成的、应归档保存的以文字、图表、数据、声音、图像、电磁信号等形式记录在纸介质、磁介质和光盘等不同载体上的文件材料。

 第四条 我校设备档案实行“统一管理,分级保管”的原则。

 第五条 设备档案工作是学校设备管理工作的重要内容,各有关部门要把设备档案工作纳入投资项目计划,明确档案工作的要求;纳入设备仪器管理的规章制度和工作程序,与设备仪器管理同步进行;纳入设备仪器的招投标管理和合同管理,设立专门的条款,规定需要提交的随机文件材料的范围、份数及归档责任,并采取有效的措施加以控制;纳入有关人员的岗位职责,并进行考核。

第二章 职 责 分 工

 第六条 档案馆关于设备档案管理的职责

  1.指导、监督、检查、协助学校有关设备管理部门、设备使用单位做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作;

  2.负责单台(套)人民币30万元以上(含30万元)设备仪器(含自制设备)的所有归档文件材料的接收、立卷和管理;督促各单位对单台(套)人民币30万元以下设备仪器(含自制设备)的所有归档文件材料按照档案管理规范进行立卷和管理工作,重点督促管理10万元以上、30万元以下的设备档案材料;

  3.参加大型贵重设备仪器的验收,监督、检查设备随机资料的清点、验收;

  4.负责检查使用部门的设备仪器档案管理工作,确保设备仪器档案完整、准确和系统。检查中发现不合格项,有权通知相关单位限期整改;

  5.负责设备仪器的归档备案工作,并督促各归档单位及时归档。

第七条 建设项目主管部处关于设备档案管理的职责

  1.将《初步设计》或《实施方案》以及建设过程调整方案送档案馆备案,将项目名称、子项目名称、项目负责人、项目档案负责人、项目档案管理人等信息以书面的形式通知档案馆;

  2.将建设项目仪器设备归档程序、归档范围等要求宣贯至项目管理过程中。

第八条 财务处关于设备档案管理的职责

  对于单台(套)在10万元以上的仪器设备,以档案馆设备仪器建档备案表作为报销的必要凭证。

第九条 实验室及设备管理处关于设备档案管理的职责

  1.制定完善有关设备的管理制度,监督检查各单位执行情况,确保设备档案工作纳入设备采购管理工作之中;

  2.签订设备仪器研制或外购合同、协议时,应当设立专门条款,明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求;

  3.外购设备仪器开箱验收与自制设备仪器鉴定时应通知设备仪器档案管理有关人员参加,并会同相关人员做好文件材料的检查、验收,认真填写《设备仪器开箱验收单》和《设备仪器随机资料清单》(见附件2)。

第十条 设备使用保管单位关于设备档案管理的职责

  1.建立健全本单位设备仪器文件材料的管理制度,确保设备仪器文件材料的完整、准确、系统;

  2.按设备仪器计划、采购、供应及验收工作的程序,形成、积累设备仪器管理文件材料;

  3.对大型设备仪器档案按单台(套)编制《仪器设备履历表》(见附件1);

  4.要对设备仪器逐台建立技术档案,做好使用、维修、检修及改造等记录;

  5.凡人民币30万元以上(含30万元)设备仪器,在设备仪器验收后,按照设备仪器档案的归档范围整理好相关材料,填写好相关表格后,及时向档案馆归档,并领取设备仪器建档备案表;

  6.自行收集、整理保管单台(套)30万元以下设备仪器的文件材料,并将10万以上,30万元以下仪器设备卷内目录报档案馆备案,并领取设备仪器建档备案表。

第三章 归档范围及归档责任

 第十一条 设备仪器档案的归档范围及保管期限按照附件3-6《设备仪器文件材料归档范围和保管期限》执行。

 第十二条 设备仪器文件资料应按照单台(套)进行整理;设备仪器的配套工程文件与设备仪器的文件材料配套整理;设备仪器的声像文件应单独整理,分开保管,并与设备文件互注参见号。

 第十三条 收集批量购置同型(牌)号设备仪器时,随机文件资料归档一套。

第四章 设备档案的管理及利用

 第十四条 档案馆对已接收的设备档案进行整理、编目、建账、编制检索工具,设专门库房或专用档案柜保管,排列有序,便于查找和利用。

 第十五条 电子文件由档案馆统一保管,随机软(光)盘,不能与纸介质档案同卷混放,按磁介质、光盘档案保管要求单独存放。

 第十六条 对于经常使用的设备《使用说明书》、随机技术文件等,在档案馆办理归档手续后,设备使用单位可以短期借用,并确保如期返还。

 第十七条 本校教职工凭单位介绍信,在说明利用目的和范围后均可查阅和利用本单位的设备档案。查阅非本单位设备档案需经原归档单位主管档案工作的处级领导审批,方可办理。

 第十八条 在校学生经指导教师批准,可凭学生证查询、借阅本专业的设备档案。

 第十九条 设备档案的销毁。由实验室及设备管理处将每年报废的设备仪器清单向档案馆归档,对已报废的设备仪器的随机文件资料由档案馆列出销毁清册,经设备仪器使用单位及实验室及设备管理处领导同意,报主管校领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并在销毁清册上签字,销毁清册作为永久档案保存。

第五章 附 则

 第二十条 本办法由档案馆负责解释。

 第二十一条 本办法自公布之日起施行。


 附件:1. 仪器设备履历表

    2. 设备仪器开箱验收单

    3. 外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表

    4. 自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表

    5. 特种设备仪器文件材料归档范围和保管期限表

    6. 计算机管理系统软件、硬件文件材料归档范围和保管期限表

    7. 设备仪器建档备案表

    注:相关表格请在下载区下载

  外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
 

 
 序号
 
文件材料归档范围
 
 
 
计划、选购阶段
 
 
1
 
调研报告、技术考察报告或经济技术可行性分析
 
 
2
 
购买设备仪器的请示与批复;设备仪器购置申请表
 
 
3
 
设备仪器招标书、投标书、评标文件、中标通知书
 
 
4
 
合同、合同附件(国产设备归档原件,进口设备归档案原件或复印件)及技术协议、补充协议、代理授权书
 
 
5
 
进口委托代理协议、报价单、设备购置合同通知书、意向书、订购货物通知单
 
 
6
 
谈判备忘录、附录、附件
 
 
7
 
重要来往函件、电文
 
 
8
 
预验收报告(有合同约订时)
 
 
9
 
进口货物报关单、入境货物调离通知单、货运单、发票、运输保险单、非木制包装证明、熏蒸证书、减免税单
 
 
 
开箱验收阶段
 
 
1
 
装箱单、出厂合格证(质量证书)、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明
 
 
2
 
图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册(清单)、检定证书(报告)
 
 
3
 
设备仪器开箱验收单
 
 
4
 
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
 
 
5
 
开箱检验记录、计量、检测、试验设备的检定证书(报告)或校准证书(报告)
 
 
6
 
商检及索赔文件
 
 
 
安装调试阶段
 
 
1
 
安装调试技术(大型设备)
 
 
2
 
安装基础图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程
 
 
3
 
加工设备试车记录、试验设备试验记录、精度检测记录、安装验收单
 
 
4
 
存在问题及处理意见(验收备忘录)
 
 
5
 
安装调试技术总结报告、最终验收报告(中、英文)
 
 
6
 
计算机及管理系统软件文件;软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告;测量机还包括软件、硬件部分文件
 
 
7
 
培训总结材料
 
 
8
 
固定资产移交单、出入库单
 
 
 
运行及维护修理阶段
 
 
1
 
设备仪器维护保养和安全技术操作规程
 
 
2
 
履历表
 
 
3
 
设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书、设备技术状况鉴定表
 
 
4
 
大、中修精度检查记录及验收移交单
 
 
5
 
设备仪器事故分析、记录及处理结果报告
 
 
 
改造阶段
 
 
1
 
合理化建议及处理结果
 
 
2
 
设备仪器改造、改装的报告与批复
 
 
3
 
改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图
 
 
4
 
设备仪器改造、改装的验收文件
 
 
5
 
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
 
 
6
 
技术鉴定及成果申报奖励文件

自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表

 
 
 
 
 
序号
 
文件材料归档范围
 
 
 
方案论证及设计阶段
 
 
1
 
调研报告
 
 
2
 
设备招标书、投标书、评标文件、中标通知书
 
 
3
 
设计任务书、合同、技术协议
 
 
4
 
有关问题的请示与批复
 
 
5
 
方案论证、设计方案文件
 
 
6
 
评审文件(设计方案评审、设计评审、工艺评审)
 
 
7
 
计算文件
 
 
8
 
技术条件、技术说明书
 
 
9
 
设计图样
 
 
10
 
试验文件、校准文件
 
 
11
 
设计技术总结、研制总结
 
 
 
制造加工阶段
 
 
1
 
关键件工艺规程
 
 
2
 
工艺说明说
 
 
3
 
外购件的合格证和使用说明书
 
 
4
 
重要工艺装备图纸及说明书
 
 
5
 
工艺总结
 
 
 
安装调试及鉴定验收阶段
 
 
1
 
调试大纲
 
 
2
 
安装基础图、电气接线图、安装工艺规程
 
 
3
 
安装调试试车、试验记录、调试试验报告、检定报告或校准报告、精度检测记录、安装验收单
 
 
4
 
存在问题及处理意见
 
 
5
 
安装调试技术总结报告、设备验收报告
 
 
6
 
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
 
 
7
 
合格证明文件
 
 
8
 
计算机和测量的软、硬件部分文件材料
 
 
9
 
培训材料
 
 
10
 
固定资产移交单
 
 
11
 
技术鉴定及审批文件
 
 
12
 
成果申报及奖励文件
 
 
13
 
使用维护说明书、操作规程
 
 
 
运行及维护修理阶段
 
 
1
 
设备仪器维护保养和安全技术操作规程
 
 
2
 
履历本
 
 
3
 
设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书
 
 
4
 
大、中修精度检查记录及验收移交单
 
 
5
 
设备仪器事故分析、记录及处理结果报告
 
 
 
改造阶段
 
 
1
 
合理化建议及处理结果
 
 
2
 
设备仪器改造、改装的报告与批复
 
 
3
 
改进、改装过程中形成的图样、技术文件
 
 
4
 
设备仪器改造、改装的验收文件
 
 
5
 
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
 
 
6
 
技术鉴定及成果申报奖励文件


特种设备文件材料归档范围和保管期限表

 

 
 
 
 
序号
 
文件材料归档范围
 
 
 
计划、选购阶段
 
 
1
 
调研报告、技术考察报告或经济技术可行性分析
 
 
2
 
购买设备的报告与批复;设备仪器购置申请表
 
 
3
 
设备招标书、投标书、评标文件、中标通知书
 
 
4
 
订货合同、技术协议
 
 
5
 
谈判备忘录、附录、附件
 
 
6
 
重要来往函件、电文
 
 
 
开箱验收阶段
 
 
1
 
装箱单、开箱验收单、特种设备的设计文件、说明书;制造单位的资质证明(制造许可证、营业执照、设计单位批准书)
 
 
2
 
压力管道元件的合格证及使用说明书;安装使用说明书;产品质量合格证
 
 
3
 
锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明
 
 
4
 
起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明
 
 
5
 
锅炉总体安装质量图及主要受压部分部件的部面图、锅炉受压部件强度计算及安全阀排气量计算文件、水质标准和水处理方法
 
 
6
 
反应容器和贮运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检验、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片
 
 
7
 
开箱检验记录
 
 
 
安装调试阶段
 
 
1
 
安装调试计划
 
 
2
 
安装基础图、地基图、电气接线图、安装工艺规程
 
 
3
 
锅炉安装质量技术证明、安装验收单、锅炉使用证明
 
 
4
 
存在问题及处理意见(验收备忘录)
 
 
5
 
安装调试技术总结报告、验收文件
 
 
6
 
培训材料
 
 
7
 
设备移交使用单位的附件和随机工具清单
 
 
8
 
固定资产移交单
 
 
 
运行及维护修理阶段
 
 
1
 
设备维护保养和安全技术操作规程
 
 
2
 
设备检测改造记录
 
 
3
 
设备大、中修记录、总结、鉴定书、设备技术状况鉴定表
 
 
4
 
设备事故分析、记录及处理结果报告
 
 
 
改造阶段
 
 
1
 
合理化建议及处理结果
 
 
2
 
设备仪器改造、改装的报告与批复
 
 
3
 
改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图
 
 
4
 
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
 
 
5
 
技术鉴定及成果申报奖励文件
 
 
6
 
设备仪器改造、改装验收文件

 

 

计算机管理系统软件、硬件文件材料归档范围和保管期限表

 
 
 
 
 
序号
 
文件材料归档范围
 
 
 
计划、选购阶段
 
 
1
 
调研报告、技术考察报告或经济技术可行性分析
 
 
2
 
购买设备的请示与批复;设备仪器购置申请表
 
 
3
 
设备招标书、投标书、评标文件、中标通知书
 
 
4
 
订货合同、技术协议
 
 
5
 
谈判备忘录、附录、附件
 
 
6
 
重要来往函件、电文
 
 
7
 
软件及硬件质量证明
 
 
8
 
授权书、软件许可协议、原产地证明
 
 
9
 
企业法人营业执照正或副本(复印件)
 
 
 
开箱验收阶段
 
 
1
 
计算机装箱单、开箱验收单、安装指南、重要信息、三包凭证、用户手册、保修证书、使用说明书、软盘、光盘
 
 
2
 
工作站装箱单、合格证、保修卡、使用说明书、安装指南、许可信息、随机光盘
 
 
3
 
服务器补充调整指南、电线位置说明、快速安装和硬件配置、安全指南、快速入门、保修及材料限制、安装提示、重要安全信息
 
 
4
 
交换机装箱单、授权书、重要信息、快速参考指南、启动指南、快速安装指南、手册、保修卡、软件发行记录、文件概要、随机
 
 
5
 
网络入侵监测系统用户手册、产品保修证书、光盘
 
 
6
 
防火墙用户手册、产品保修证书、光盘
 
 
7
 
磁带库装箱单、使用指南、安装操作指南、软件说明书、许可协议、客户信息
 
 
8
 
磁盘阵列柜装箱单、保修单、操作手册
 
 
9
 
备份软件管理员指南、许可协议、序列号码、光盘
 
 
10
 
安全使用指南、入门指南、用户许可协议、专用产品序号、用户信息反馈卡
 
 
11
 
双机热备软件指南、光盘
 
 
12
 
网络应用安全平台快速安装手册、客户端用户手册、管理员手册、光盘
 
 
13
 
软件模块词典、许可协议、最终用户许可协议、许可实施有关问题解答、用户指南、快速启动指南、资源指南、快速参考指南
 
 
 
安装调试阶段
 
 
1
 
计算机及管理系统安装测试记录、系统预验收报告
 
 
2
 
存在问题及处理意见(验收备忘录)
 
 
3
 
最终验收报告
 
 
4
 
培训总结材料
 
 
5
 
设备移交使用单位的附件清单
 
 
6
 
固定资产移交单
 
 
 
升级、换版阶段
 
 
1
 
升级、换版请示与批复
 
 
2
 
技术文件
 
 
3
 
设备及软件报废的技术鉴定书、请示及批复文件
 
 
4
 
设备及软件升级、换版验收文件
 
 
5
 
技术鉴定及成果申报奖励文件