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关于印发《北京航空航天大学基础设施建设项目档案管理办法》的通知


各单位:

  根据《中华人民共和国档案法》和相关档案规定及要求,为了加强我校基础设施建设项目的档案资料的收集、管理,特制订本办法,现予以印发。

  特此通知。

  二○○八年五月六日

北京航空航天大学基础设施建设项目档案管理办法


第一章 总则


  第一条为了进一步加强我校基础设施建设项目(工程)(以下简称基建项目)的管理,依据《国防科工委所属高等学校固定资产投资项目档案管理规定》、《国防科工委所属高等学校固定资产投资项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求和与档案整理规范》及《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校基建档案工作规范》等法律、法规、规定,结合学校基本建设实际,特制定本办法。

  第二条 基建项目档案是指新建、改建、扩建和维修基础设施项目在立项、设计、管理、施工、监理和竣工验收等全过程中直接形成的、应归档保存的、以文字、图表、数据、声音、图像、电磁信号等形式记录在纸介质、磁介质和光盘等不同载体上的文件材料。

  第三条基建项目档案的归档范围及保管期限按照附件《基建项目文件材料归档范围和保管期限》执行,基建项目配套设备文件归档范围按照《北京航空航天大学设备仪器档案管理办法》之附件《设备仪器文件材料归档范围和保管期限》执行。

  第四条基建项目档案工作实行集中统一管理。学校要把基建项目档案工作纳入项目计划,明确项目档案工作的要求;纳入项目建设的工作程序,与项目建设同步进行;纳入项目的招投标管理和合同管理,设立专门的条款,规定需要提交的项目文件材料的范围、份数、整理要求及归档责任,并采取相应的措施加以控制;纳入有关人员的岗位职责,进行考核。


第二章 职 责 分 工


  第五条 档案馆关于基建档案管理的职责

  1.贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规,制定基建档案工作各项规章制度;

  2.监督、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作;

  3.负责基建档案资料的接收、整理、保管、组织、鉴定、统计、利用等业务工作;

  4.参加基建项目档案的验收,监督、检查基建文件材料的清点、验收;

  5.积极组织开发基建档案资料信息资源,充分发挥其作用。

  第六条 校园规划与建设处、后勤管理处、后勤集团等部门关于基建档案管理的职责

  1.基建部门要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

  2.基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

  3.基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分承包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料;基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。

  4.接受档案部门的业务指导和督促检查,做好基建文件材料的收集与整理及向档案馆移交工作,按规定时间向档案部门归档;

  5. 签订合同、协议时,应当设立专门条款,明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求;工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交换、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和鉴证等,编制好竣工图。

  6.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,定期检查,做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建项目进展同步进行,把好文件材料形成的质量关。

  7.基础项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门分管基建档案材料工作的工作人员,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。


第三章 基建项目文件材料的形成与归档


  第七条基建项目文件是在项目建设的过程中形成的,各形成单位(包括学校内部校园规划与建设处、后勤管理处、后勤集团、设备管理处及勘察、设计、施工、监理及材料、构件和设备的供应单位)应指定专人负责项目文件材料的收集、积累、整理、组卷和归档工作;学校档案部门负责对各单位的档案工作情况进行监督、检查、指导和项目档案的验收,确保项目档案完整、准确、系统、安全与有效利用。。

 (一)项目准备阶段

  1. 学校内部的校园规划与建设处、后勤管理处、后勤集团、设备管理处等有关部门负责收集、积累和整理项目前期文件材料及设备、工艺和涉外文件材料;

  2.勘查、设计单位负责收集、积累和整理勘查、设计文件,并按规定向建设单位移交有关设计基础资料、设计文件和工程管理文件。

 (二)施工阶段

  1.学校招投标管理部门负责收集、积累和整理招投标文件材料。

  2.各分包单位负责其分包项目全部文件材料的收集、积累和整理,并提交总承包单位汇总后移交建设单位。

  3.学校分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累和整理其承包项目的全部文件材料,按照规定提交建设单位。

  4.监理单位负责监督、检查基建项目文件材料的完整、准确、系统情况,审核签署竣工文件,收集、积累和整理监理工作文件,并按照规定向建设单位移交。

  第八条基建项目文件的编制和项目档案的整理应符合《国家重大项目文件归档要求和档案整理规范》(DA/T28-2000)的要求。

 (一)基建项目文件应按照单项工程配套整理;基建项目的配套设备的图样、文件应与基建项目的文件材料配套整理;基建项目的声像文件应单独整理,异地保管,并与项目文件互注参见号。

 (二)基建项目文件材料应按保管单位填写卷皮、卷内目录、备考表、背签等,各式参见《科学技术档案案卷构成的一半要求》(GB/T11822);按件管理的文件应填写归档文件目录;

  第九条 归档验收

  1、学校在基建项目竣工后要组织有关人员对基建档案进行检查和预验收,并写出自查报告。预验收合格的全部文件材料应归档,由学校档案部门集中管理;停建、缓建工程的档案由学校档案部门管理;建筑物、构筑物移交新的单位管理和使用时,其档案随同移交。

  2、学校档案部门应是工程验收小组成员,会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。对应归档的技术材料不全者不能验收,全部竣工图和文字资料应在验收后二个月内交给基建部门图档室。经图档室检查、核对、整理、装订后交校档案部门。

  3、基建项目文件材料在验收后归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料,基建管理部门可以提出限制档案使用的条件,并在基建档案资料说明书上签署意见。

  4、填写基建档案资料移交目录,一式两份,连同案卷经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。


第四章 项目档案的管理


  第十条 档案馆对已接收的基建档案进行整理、编目、编制检索工具,设专门库房或专用档案柜保管,排列有序,便于查找和利用。

  第十一条基建项目档案应按照单项工程编制基建档案形成说明书及项目档案总目录(或项目档案配套目录)(格式见附件2、3)。

  第十二条基建项目档案的保管应符合档案保管的有关要求。

  第十三条校内各单位工作人员因公利用基建档案,须填写查借档案审批单(附件4),经部门负责人审批签字后,到档案馆查(借)阅,并办理利用登记手续。学生及校外人员谢绝查阅基建档案。

  第十四条 学校应及时对项目档案进行鉴定,凡超过保管期限并已失去保存价值的档案,应登记造册,经项目主管部门批准后销毁。


第五章 基建项目档案信息资源的开发利用


  第十五条学校档案部门应对基建项目档案进行综合分析,开展编研工作,主动提供服务。


第六章 附则


  第十六条本办法由学校档案馆负责解释

  第十七条本办法自公布之日起实施。



 附件:

  1.学校基建项目文件材料归档范围及保管期限表

  2. 学校基建项目档案形成说明书

  3. 学校基建项目档案总目录(基建项目档案配套目录),参见附件1

  4. 建设项目(工程)概况表

  5. 建设项目(工程)基建竣工档案一览表

  6. 建设项目(工程)设备仪器档案一览表

  7. 查借档案申请单

  2-7项见档案馆网站“下载区”-表格下载中 “基建档案下载包”中具体内容

 附件1

  北京航空航天大学基建项目档案归档范围及保管期限

  (按汇总目录形式编写)