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北京航空航天大学档案工作管理暂行规定


第一章 总 则

第一条 为加强对学校档案的科学管理,实现档案管理的标准化和规范化,更好地为学校各项工作服务,依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《国防科技档案工作管理暂行规定》,结合本校实际情况,制定本规定。

第二条 本规定所指档案的范围是北京航空航天大学各职能部门和本校师生员工在从事教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像材料、实物等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案工作是办好高校的重要基础工作之一,逐步做到档案工作的“三纳入”、“四同步”:档案工作必须纳入学校整体发展规划和工作计划,纳入学校管理制度,纳入各级档案人员职责范围,同时在布置、检查、总结、验收其他工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 我校所有档案材料均是国家和学校的宝贵财富,任何个人或部门不得长期留存或拒绝归档,更不能占为己有,必须定期按规定向档案馆移交。

第二章 管理体制和基本任务

第五条 校档案馆本着集中统一领导,分级管理原则,由主管副校长领导,校党政办公室业务指导,直属副处级建制。业务工作接受国家档案局、国防科工委档案处、国家教委办公厅档案处、北京市档案局和北京市教委办公室的指导、监督与检查。
学校各部门设有一名负责人主管该部门的档案工作,并配备档案工作的专(兼)职人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第六条 对某些情况特殊的部门可视本单位实际情况建立档案分室。档案分室由本部门领导,配备专兼职档案员,接受档案业务指导和检查,并根据学校要求定期向档案馆移交档案。

第七条 校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业基地。基本任务是:

  1. 贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级主管部门有关档案工作的指示、规定和办法等。

  2. 制订学校有关档案工作的规章制度和全校档案工作的发展规划,并监督、指导和检查执行情况。

  3. 负责收集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。

  4. 督促、检查、指导档案立卷部门对档案材料进行完整、系统、正确的立卷归档。

  5. 负责档案的开放利用工作,办理档案的查借阅。

  6. 参加信息工作的整体化建设,做好档案检索工具的编制,积极开发档案信息资源,为学校教学、科研和管理提供服务。

  7. 开展档案宣传工作,负责对全校专(兼)职档案工作人员进行业务培训。

  8. 参加档案工作协作组,开展档案学术研究和交流活动。

  9. 承办学校交办的其它工作。

第八条 档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策和保密制度,热爱档案事业,忠于职守,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第九条 档案工作人员属专业技术管理人员,档案人员(包括兼职人员)须接受档案或相关专业知识的培训,按学校规定,经考核合格后方能上岗,实行聘任制。

第三章 文件材料的形成与归档

第十条 建立健全文件形成部门、课题(项目)组立卷归档制度。学校职能部门工作形成的文件材料,由文书处理部门或各职能部门按其业务范围,做好文件材料的平时立卷、整理和归档工作。科研课题 、产品试制、工程项目负责人应指定专人负责科技文件材料等的积累、整理与归档工作。

第十一条 对本校个人从事学校工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料,必须按照规定向校档案馆移交。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的,学校予以奖励。

第十二条 上报科研成果、验收基建工程、大型仪器设备验收、新产品试制鉴定等,由档案人员按管理要求核准后方可进行,文件材料必须归档,否则不能进行定型、鉴定、验收、财务结账及上报成果。

第十三条 各部门应将文件的形成、积累、整理和归档工作列入管理制度和程序,列入工作计划,列入职责范围和有关人员岗位责任制。

第十四条 归档的基本要求:
  1. 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、字迹清晰、符合有关规范和标准的要求,禁用圆珠笔、铅笔书写。

  2. 归档的文件材料,必须是原件,按归档要求整理立卷,确定保管期限,签署手续齐全,做到完整、准确、系统、规范,用纸、用笔、粘贴、装订等都符合档案保护的要求。

  3. 应用计算机信息管理管理系统和CAD/CAM技术产生的电子文件,其文件的收集与归档按国家有关标准执行。

  4. 文件材料一般归档一份,重要的应归档副本,分别保存。

第十五条 归档时间

  1. 学校各党政部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档完毕。

  2. 各教学部门和能按学年归档的部门,应在次学年寒假前归档完毕。

  3. 科研、基建等部门应在项目竣工验收后两个月内归档。

第十六条 凡由本校与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一套完整的档案,协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交主办单位保存。

第四章 档案管理与利用

第十七条 档案的管理
 
  1. 档案馆全部档案,都进行科学分类、编号、排架等。

  2. 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种,并对馆藏档案实行密级保管。

  3. 建立健全各项档案管理制度,制定考核和奖惩办法。

  4. 建立登记统计制度,对档案的接收、借出、保管利用等情况进行登记和统计并认真做好年报工作。

  5. 档案价值鉴定,密级调整工作应定期进行。由主管档案工作的领导组织档案部门和有关业务部门组成鉴定小组,准确判定档案的存毁。对超过保管期限的档案进行认真审查,编造档案销毁清册经校领导批准后方可销毁。

  6. 为确保档案的安全和有效提供利用,档案的库房建设与改造应具有防火防盗、防潮湿、防高温、防霉、防虫、防鼠、防强光以及保密设施。

  7. 档案部门应逐步纳入学校自动化信息管理网络,提高开发利用档案信息能力。应用计算机技术和网络技术改进档案管理和利用方式,按照国家制定的技术标准,做好电子文件和电子档案的管理工作,并采取有效防护措施,确保档案信息安全。

  8. 档案人员在调离时,必须在离职前办理清交接手续。

第十八条 档案的利用

  1. 积极主动地开展档案的利用工作,在严格遵守保密制度的情况下,编制目录、简介、汇编、索引等多种检索工具,按规定向全校和社会开放档案。

  2. 严格执行借阅制度,严格审批手续,建立利用反馈制度。

  3. 校档案馆所存档案,主要供本校使用,如外单位或个人需要查阅时,按有关规定办理,并合理收取适当费用。

  4. 对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与使用的界限。

  5. 利用手续

(一)凡利用馆藏档案,均应按本部门规定办理利用手续,填写《查借阅档案登记薄》,对校外单位和有关人员还应照国家规定收费。

(二)利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留档案部门存查。

(三)对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,报学校按规定严肃处理。

第十九条 档案的编研和学术研究

(一)档案馆应加强编研工作,对档案资料进行研究整理,编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志,编写或配合有关部门编写重要参考资料。

(二)档案馆要加强与图书馆、博物馆(室)的联系,根据学校、社会需要,经主管副校长批准,在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。

(三)档案部门应认真组织本单位学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,并发挥重要作用。

第五章 考核、奖励与惩罚

第二十条 学校档案部门应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责,对优秀工作人员和突出科研成果给予奖励。

第二十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照有关规定的程序和处理方法予以处罚并建立备案制度。

第六章 附 则

第二十二条 本规定由校档案馆负责解释。

第二十三条 本规定自公布之日起执行,过去凡与本规定不符合的,以本规定为准。